GESTIÓN DOCUMENTAL ISO 30301

La familia de las normas ISO 30300

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Un MSR puede ser establecido por una organización o entre organizaciones que comparten actividades comerciales. A lo largo de este documento, el término «organización» no se limita a una organización, sino que también incluye otras estructuras organizativas.
Este documento es aplicable a cualquier organización que desee:
establecer, implementar, mantener y mejorar un MSR para respaldar su negocio; asegurarse de la conformidad con su política de registros establecida. Tambien demostrar la conformidad con este documento mediante realizar una autoevaluación y una autodeclaración. Por otro lado buscar la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización. Además buscando la certificación de su MSR por una parte externa.

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Establece los criterios para la creación y gestión de documentos como parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. La creación y control de documentos son el resultado de las actividades realizadas por todas las organizaciones.Estos criterios posibilitan a las organizaciones incrementar valor de sus recursos de información.

 

Un Sistema de Gestión para los documentos (SGD) establece la política, los objetivos y el marco de directrices para controlar los documentos de la organizaci6n y asegurar que se cumplen con los requisitos de la organización.

ISO 30301:2019

LA FAMILIA DE LAS NORMAS ISO 30300

La familia ISO 30300 incluye:

  • 30300:2011 – Información y documentación – Sistemas de gestión de registros – Fundamentos y vocabulario.
  • 30301:2019 – Información y documentación – Sistemas de gestión de registros – Requisitos.
  • 30302:2015 – Información y documentación – Sistemas de gestión de registros – Directrices para la aplicación.
  • 19011: 2018 – Directrices para la Auditoria de sistemas de gestión.

REQUISITOS PARA IMPLANTAR UN SGD

ISO 30301:2019 especifica los requisitos para implantar un SGD cuando una organización quiere demostrar su habilidad para crear y controlar los documentos de sus actividades durante el tiempo que los necesita o que legalmente se establezca.

Esta norma internacional especifica los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión para los Documentos con el fin de apoyar a una organización.

Esta norma internacional es aplicable a cualquier organización y de carácter público o privado.

¿POR QUÉ UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (SGD)?

Continuos cambios en el entorno de la gestión documental como la existencia de documentos en diversos formatos de soporte (papel, electrónicos), las actividades vía telemática, la administración electrónica, etc nos llevan a la necesidad de entender las actividades de gestión documental como un proceso más de una organización.

Actividades de gestión documental
como un proceso más de una organización.

Beneficios de la certificación

El contexto de la organización

Cada organización debe definir el Contexto en el que opera.

Contexto Interno: definiendo su estructura organizacional, sus políticas, objetivos y estrategias. Sus fortalezas y debilidades, los sistemas de información/comunicación, sus expectativas, reglamentos, estatutos…

Contexto Externo: Conociendo su entorno social, legal y reglamentario, tecnología, competencia, medio natural operacional, mercado, expectativas externas, etc.

Liderazgo

– Evidenciar la implicación y el compromiso de la Alta dirección.
– Asegurar la provisión de los recursos.
– Alinear el SGD con la dirección estratégica de la empresa.
– Dirigir y dar soporte a la mejora continua.
– Seguir, medir y asegurar la consecución de los resultados previstos.
– Definir una Política de Gestión para los documentos para crear y controlar los documentos auténticos, fiables y usables.
– Proteger la integridad de los documentos durante su vigencia.
– Asignar responsabilidades operativas.

La Planificación

– Identificar los riesgos y oportunidades.
– Definir objetivos de GD y planes para alcanzarlos.

Soporte

– Identificar, asignar y mantener los recursos.
– Capacitación, formación y concienciación de las personas.
– Comunicación con todas las partes interesadas.
– Definir el proceso y el control del SGD.

La Operación

– Planificar y controlar las operaciones del SGD.
– Diseñar procesos de GD.
– Implementar las aplicaciones de GD.

La Evaluación

– Supervisar, medir, analizar y evaluar la efectividad.
– Sistema de auditorias internas.
– Revisión por la dirección.

La Mejora

– Gestionar y controlar las no conformidades y las acciones correctivas.
– Determinar mejoras en base al análisis de los riesgo.

Los Beneficios

– Documentos fiables, auténticos, íntegros.
– Eliminación de duplicados, triplicados.
– Documentos en múltiples ubicaciones.

La integración del sistema de gestión

Esta norma es compatible con otros sistemas de gestión como: la Norma ISO 9001 de Calidad, la Norma ISO 14001 de Medio ambiente, y cualquier otra Norma de sistemas de gestión.

El Software de Gestión

La Norma ISO 30301 no obliga a una organización a gestionar su SGD mediante la implementación de software específico de gestión documental, si la organización no lo considera necesario.

SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN

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